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外事工作中如何迎来送往

新中国国礼

“礼”如其分,说的是无论企业、组织还是个人,在做接待工作时都要恰如其分,尤其当来访者中有外宾的时候更要把握尺度。最保险的做法是,不妨适当借鉴礼宾原则,因为它代表了对国际交往礼仪的更高要求,是非常严谨的外事活动规范。  
  “礼宾”一词从字面上来讲,指的是按一定的礼仪接待宾客。礼宾活动是外交工作的重要组成部分,举凡国家领导人出国访问的安排以及重要外宾访问的接待等,都属于礼宾业务的范畴,它直接服务于外交活动,具有很强的政治性和政策性。  
  随着中国人对外交往的频繁与深入,在几乎各个领域,各种国际交流、合作项目的开展,都离不开涉外活动的安排,很多规格较高的外事活动,甚至需要以“礼宾”的原则规范来统筹设计。  
  接下来,我想结合国家与国家之间的交往中,最高规格的礼宾工作是如何实施的,来谈谈在安排涉外迎送活动的时候,都有哪些步骤和注意事项。    

区分访问性质,“因人”“因事”制宜  
  迎来送往是最常见的社交活动。安排迎送活动,第一要务是根据来访者的身份和访问性质,以及彼此的关系,做出相应的安排。    

外交官告诉你  
  根据外宾来访的不同性质,在外交领域,国际访问主要分为以下几类:  
  国事访问。指外国国家元首应我国家主席的邀请,对我国进行的正式访问。我一般给予最高礼宾接待规格和礼遇。  
  正式访问。指外国政府首脑应我国务院总理的正式邀请,对我国进行的访问。我一般给予相应的礼宾接待规格和礼遇。(如今,重要外宾的访问一般也称为正式访问。)  
  工作访问。指外国有实权的国家元首和政府首脑应我国家主席、国务院总理或中国政府的邀请,对我国进行的以工作为主的访问。礼仪安排从简,访问时间比正式访问短。  
  其他访问。一般以中国政府的名义邀请,根据对方来华的目的,分为非正式访问、私人访问、度假访问、过境停留和治病等,享有一定的礼遇,礼仪安排从简。  
  具体到企业的涉外实践中,如果来访的外宾是政府官员或者身份地位比较高的人,就应列为“贵宾”,以礼宾原则接待;即使是一般的外宾,也要以相应层级的水准来安排接待。    

做好准备,以不变应万变  
  有时候,原定来访的外宾可能遇到了突发状况,临时指派前他人前往,接待方若没有安排专人跟踪情况,等接机(车、船)的时候才发现“此人非彼人”;更有甚者,连对方一行几个人都没有搞清楚,临了不是酒店没有多余的客房,就是经费预算不够,总之出现各种各样的状况。  
  变是绝对的,不变是相对的。所以,一次访问、考察,往往需要多次沟通,一有变化能马上掌握情况,才能占据主动,接待时才不会慌乱。  

  诸如来访者的身份、人数、抵达日期、停留天数等细节,都需要提前与对方沟通好,并及时跟进,以防临时有变,措手不及。如果是很重要的来访,最好预先制定应急或备用的方案,未雨绸缪,给双方留有余地,到时候根据情况灵活处理。    

“糖衣炮弹”不中用  
  中国人喜欢讲究排场,为了表示对来宾的尊重和热情,恨不得全员出动、夹道欢迎,迎送车辆用最高档的,酒店安排豪华套房,天天山珍海味,临走还不忘塞上大包小包的礼品。  
  其实在西方国家,工作访问一切从简,即使是跨国大企业的总裁来访,也无须如此大费周章。比起形式上的“张灯结彩”,外国人更看重的是实效,访问的目的是什么、项目要推进到哪一步,计划安排得清清楚楚,人来了一项一项地谈,该怎么样就怎么样,“糖衣炮弹”一点作用也没有。  
  与其把大把的时间花在表面功夫上,不如精心准备提案、合同文件等,尽快达成访问的预期目的。形式要服务于内容,让人感觉舒适、方便就好。  
  如果是国家领导人级别的出访,为保证活动顺利进行,一般都会提前派先遣组,同往返国或会议主办国(组织)的主管部门商谈日程及各项活动的具体安排,每场活动之前也有专人负责打前站。如果只是一般的企业与机构间的涉外交往,活动安排应该从简,但要考虑周全。  
准备工作主要包括:  
  确定来访者名单。如果来访的人数较多,应该列出来访者名单,分清楚哪些是主宾,哪些是陪同人员或者工作人员。如果客人身份较高,还应提前在机场(车站、码头)安排贵宾休息室。  
  落实交通工具、访问路线。确定对方是搭乘班机还是火车、船舶来访,是否还有其他的访问安排,进而根据往返国家和城市的情况商定访问路线。有的外宾可能有私人的直升飞机,或者是乘坐专机来访,这就需要请民航部门尽早提供有关的专机资料,通过外交途径向往返国提出申请,并由民航部门按正常的国际飞行规则办理各种手续。  
  做好日程安排。根据对方来访的目的、停留时间等拟定日程安排,内容包括:迎送、会谈、宴请、食宿、参观游览等。如果是举办国际会议,日程还应包括合影、记者招待会、双边会见等。在做日程安排时,要注意给对方留出适当的休整时间,比如倒时差、换装,以及娱乐放松的时间,要充分考虑到外宾的作息习惯,不要让对方过度劳累。远道而来的客人一般都有观光、购物的需要,不妨预留出一定的时间安排这样的活动。  
  访问期间的食宿安排。外宾访问期间的用车、食宿等都需要有专人负责安排。车要提前联系好,酒店也应提前预定。有些酒店的房费内含当天的早餐,而客人的午饭和晚饭,应该根据其每天的行程安排提前做好计划,准备预算。 
  准备礼品。如果对方是初次来中国,作为东道主可以准备一些有中国特色的礼品,但不宜太贵重,体积也不宜过大(不方便携带),可以根据对方的习俗、习惯以及兴趣爱好,有针对性地选择。

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